KI-Texte redigieren: So entstehen gute Unternehmenstexte

Ein sauberer Aufbau, flüssige Formulierungen und ein schlüssiges Fazit vermitteln den Eindruck, der Text könne veröffentlicht werden. Doch sprachlich überzeugend bedeutet noch nicht kommunikativ überzeugend. Vielleicht fehlt die entscheidende Information. Vielleicht ist das Wesentliche falsch gewichtet. Oder der Text erklärt die Sicht des Unternehmens, nicht das, was die Zielgruppe wissen muss. 

Genau deshalb beginnt professionelle Redaktion nicht bei einzelnen Formulierungen. Sie prüft zuerst, ob der Text das Richtige sagt.

Gute KI-Texte beginnen vor dem Prompt

Die Qualität eines KI-Textes entscheidet sich nicht erst beim Redigieren. Sie beginnt bei den Informationen und Vorgaben, die in den Entwurf einfliessen. 

Kommunikationsziel, Zielgruppe, Fakten, Kernbotschaften und Tonalität bilden die Grundlage. Sind diese Punkte nicht geklärt, kann auch ein ausgefeilter Prompt nur begrenzt helfen.

Gerade bei komplexen Unternehmensthemen liegt deshalb ein wesentlicher Teil der Arbeit vor der eigentlichen Texterstellung: Informationen müssen eingeordnet, Relevantes von Nebensächlichem getrennt und die zentralen Aussagen definiert werden. Erst dann verfügt die KI über eine tragfähige Grundlage für einen Entwurf. 

Was inhaltlich nicht geklärt ist, kann KI sprachlich nicht lösen. 

Ein fertiger KI-Text ist noch kein fertiger Unternehmenstext

Ein KI-generierter Text kann auf den ersten Blick vollständig wirken. Genau darin liegt eine Gefahr: Die sprachliche Qualität kann darüber hinwegtäuschen, dass Informationen fehlen oder falsch gewichtet sind. Professionelle Redaktion beurteilt deshalb mehrere Ebenen gleichzeitig: 

• Inhalt: Sind Fakten und Zusammenhänge korrekt und vollständig? 
• Relevanz: Sind die Informationen entsprechend ihrer Bedeutung für die Kommunikationsaufgabe ausgewählt und gewichtet?
• Perspektive: Orientiert sich der Text an den Fragen und Bedürfnissen der Zielgruppe statt primär an der Sicht des Absenders?
• Sprache und Tonalität: Ist der Text verständlich, prägnant und der Kommunikationssituation angemessen? Wie Unternehmen komplexe Inhalte klar vermitteln, vertiefen wir im Beitrag «Verständlich schreiben: So gelingen überzeugende Texte». Wie der richtige Ton je nach Zielgruppe, Medium und Situation gelingt, zeigt «Stilsicher schreiben: In jeder Situation den richtigen Ton treffen».
• Unternehmenssprache: Entsprechen Terminologie, Anrede, Schreibweisen und Tonalität den sprachlichen Vorgaben des Unternehmens? 

Professionelles Redigieren ist damit weit mehr als sprachliches Glätten. Zuerst müssen Inhalt, Relevanz und Gewichtung stimmen. Erst danach geht es um den einzelnen Satz.

Die Perspektive des Empfängers macht den Unterschied

Beim Überarbeiten von KI-Texten ist der Perspektivenwechsel ein zentraler Teil der redaktionellen Arbeit. KI verarbeitet die Informationen, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Sie weiss aber nicht automatisch, welche Information für die Empfängerinnen und Empfänger entscheidend ist.

Ein typischer KI-Entwurf könnte lauten:

Wir führen per 1. Januar eine neue Organisationsstruktur ein, um Verantwortlichkeiten klarer zu regeln und Prozesse effizienter zu gestalten. 

Die Aussage beschreibt die Veränderung aus Sicht des Unternehmens. Mitarbeitende interessiert jedoch zuerst, was sich für sie konkret ändert:

Ab 1. Januar haben Sie eine neue Ansprechperson für Personalfragen. An Ihren Aufgaben und Arbeitsbedingungen ändert sich nichts.

Beide Aussagen können fachlich korrekt sein. Kommunikativ sind sie nicht gleichwertig. Professionelle Redaktion vollzieht deshalb einen konsequenten Perspektivenwechsel: Was weiss die Zielgruppe bereits? Was muss sie zuerst erfahren? Welche Fragen entstehen? Was könnte missverstanden werden?

KI kann einen Satz verbessern. Professionelle Redaktion fragt zuerst, ob es überhaupt der richtige Satz ist. 

Fachlich richtig heisst nicht kommunikativ richtig

KI-generierte Texte müssen vor der Veröffentlichung fachlich und kommunikativ geprüft werden. Faktenprüfung allein genügt nicht. 

Die Fachprüfung beantwortet die Frage: Stimmt, was wir sagen?

Die Kommunikationsprüfung geht einen entscheidenden Schritt weiter: Sagen wir das Richtige und zwar so, dass es richtig verstanden wird?

Ein Text kann sämtliche Fakten korrekt wiedergeben und trotzdem an der Kommunikationsaufgabe vorbeigehen. Vielleicht steht die wichtigste Information erst im dritten Absatz. Vielleicht werden Details ausführlich erklärt, während die Konsequenzen für die Zielgruppe offenbleiben. Oder eine sachlich richtige Formulierung löst unnötige Verunsicherung aus. Genau hier liegt der Mehrwert professioneller Redaktion: Sie prüft nicht nur, ob etwas stimmt, sondern auch, ob das Richtige gesagt und richtig gewichtet wird.

Wenn aus vielen KI-Texten eine Publikation wird

Besonders anspruchsvoll wird der KI-Einsatz bei Publikationen mit vielen Beteiligten. In einem Geschäftsbericht oder Kundenmagazin entstehen Texte in unterschiedlichen Abteilungen, möglicherweise mit verschiedenen KI-Tools, Prompts und sprachlichen Vorgaben. 

Ob ein Entwurf mit ChatGPT oder einem anderen KI-Tool erstellt wurde, spielt für die redaktionelle Qualitätsprüfung letztlich keine Rolle. 

Jeder einzelne Beitrag kann für sich funktionieren. Zusammengenommen können sich trotzdem Brüche zeigen: Begriffe werden unterschiedlich verwendet, Tonalitäten wechseln, Aussagen wiederholen sich oder Themen sind unterschiedlich gewichtet. 

Hier übernimmt die übergeordnete Redaktion eine zentrale Funktion. Sie vereinheitlicht nicht einfach die Sprache, sondern betrachtet die Publikation als Ganzes: Stimmen Dramaturgie und Gewichtung? Ergänzen sich die Beiträge? Gibt es Redundanzen? Werden zentrale Botschaften konsequent vermittelt? 

So wird aus vielen Einzelbeiträgen eine Publikation aus einem Guss.

Je mehr Personen KI für die Textarbeit einsetzen, desto wichtiger werden gemeinsame sprachliche Leitplanken. Ein Corporate Wording sorgt dafür, dass Tonalität, Terminologie und Anrede über unterschiedliche Texte und Autorinnen und Autoren hinweg konsistent bleiben. Ein Corporate Wording Guide hält diese Vorgaben verbindlich fest und macht sie für Mitarbeitende und den Einsatz von KI nutzbar.

Wer trägt die Verantwortung für KI-generierte Texte?

Für Leserinnen und Leser spielt es letztlich keine Rolle, wie ein Text entstanden ist. Sie nehmen ihn als Aussage des Unternehmens wahr. Der Absender steht für den Inhalt ein. 

Wer einen KI-generierten oder KI-unterstützten Text veröffentlicht, trägt deshalb die Verantwortung für dessen Inhalt. Diese Verantwortung beginnt bei der Auswahl der Informationen, setzt sich bei ihrer Gewichtung fort und endet mit der fachlichen und kommunikativen Freigabe. 

Gerade bei komplexen, sensiblen oder öffentlichkeitswirksamen Inhalten bewährt sich deshalb das Vier-Augen-Prinzip: Eine Fachperson stellt die sachliche Richtigkeit sicher. Eine Kommunikationsfachperson beurteilt Verständlichkeit, Gewichtung, Tonalität und mögliche Wirkung. 

Diese beiden Aufgaben sind nicht dasselbe. Fachwissen sichert die Richtigkeit. Kommunikationskompetenz sorgt dafür, dass daraus eine verständliche Botschaft für die jeweilige Zielgruppe wird. Auch eine erneute Prüfung durch die KI ersetzt diese unabhängige Qualitätskontrolle nicht.

Fazit: KI verändert die Textarbeit, nicht die Qualitätsansprüche

KI verändert die Textarbeit, aber nicht die Anforderungen an einen guten Unternehmenstext. Er muss fachlich stimmen, relevant, verständlich und auf die jeweilige Kommunikationssituation abgestimmt sein. 

KI kann diesen Prozess beschleunigen und sinnvoll unterstützen. Die Verantwortung dafür, was ein Unternehmen sagt und wie es verstanden wird, bleibt jedoch eine kommunikative Aufgabe.