Menschenmenge in einer Messehalle.
Public Relations

Messekonzept: Messen messbar machen

Messen gehören im Marketingbudget zu den grössten Budgetposten. Nur wer Messeauftritte strategisch plant und professionell umsetzt, profitiert langfristig vom Erfolg und kann die Kosten rechtfertigen. Wir haben für Sie einen Messe-Leitfaden entwickelt, der Ihnen vor, während und nach der Messe Orientierung gibt.
  • 1. Denken Sie strategisch

    Gerade weil die Kosten für den Messeauftritt relativ hoch sind, hat das Prinzip «Probieren geht über Studieren» keinen Platz. Überlegen Sie im Vorfeld, warum Sie gerade an diese Messe wollen. Handelt es sich um eine Publikumsmesse oder eine Fachmesse? Welches Publikum wollen Sie treffen? Welche Ziele verfolgen Sie? Was für finanzielle Ressourcen stehen zur Verfügung? Haben Sie ausreichend Manpower, um das Messeprojekt selber zu stemmen? Eine spezialisierte Kommunikationsagentur kann Sie nicht nur in der Konzeptionsphase unterstützen und kreative Ideen liefern. Sie ist auch in der Lage, für Sie das gesamte Projektmanagement und die Verantwortung für Termine und Budgets zu übernehmen.

    2. Schreiben Sie ein Messekonzept

    Versetzen Sie sich in Ihre bestehenden und potenziellen Kunden. Suchen diese Informationen? Oder eine Fachberatung zu einem Produkt oder einer Dienstleistung? Wollen sie Kaufen? Oder geht es eher um die Vertiefung und Pflege von Beziehungen? Überlegen Sie mit Bedacht. Wählen Sie eine Messestrategie, die die Bedürfnisse Ihrer Kunden optimal aufgreift. Ein in sich stimmiges Messekonzept hilft, sich die anvisierten Ziele in Erinnerung zu rufen und Dritten, z.B. Standbauern oder Standpersonal, eindeutig zu vermitteln, warum man sich gerade für diese Messe entschieden hat.

    3. Planen Sie frühzeitig

    Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Wenn Sie zum ersten Mal an einer Messe teilnehmen, sollten Sie mindestens 12 Monate vorher mit der Planung beginnen. Entlasten Sie bei Bedarf Ihre Kommunikationsabteilung, indem Sie früh eine Kommunikationsagentur beiziehen. So können Sie sicher sein, dass erfahrene Spezialisten Ihr Projekt sicher und termingerecht ins Ziel führen.

    4. Wählen Sie Ihren Standplatz mit Bedacht

    Studieren Sie die Hallenpläne. Wie viele Quadratmeter brauchen Sie? Soll der Stand nur auf einer Seite offen sein? Oder lieber auf zwei, drei oder vier Seiten? Wie laufen die Besucherströme? Wollen Sie einen Messestand rechts oder links der Besucherströme? Schauen Sie genau hin und wählen Sie Ihren Standplatz sorgfältig aus, auch im Hinblick auf Standnachbarn und Mitbewerber. Ein guter Standplatz beeinflusst den Messeerfolg enorm. Auch die Standgestaltung hängt von der Wahl des Standplatzes ab.

    5. Behalten Sie Ihre Mitbewerber im Auge

    Schauen Sie sich ruhig um. Welche Ihrer Mitbewerber sind ebenfalls auf der Messe? Wie treten diese auf? Wie können Sie sich abheben? Denken Sie daran, dass Ihre Mitbewerber auf der Messe um die gleichen Kunden kämpfen wie Sie. Informieren Sie Ihre Kunden vor der Messe, warum sich ein Besuch an Ihrem Messestand lohnt. Machen Sie Termine ab, organisieren Sie einen attraktiven Wettbewerb oder engagieren Sie sich als Fachreferent an Rahmenveranstaltungen der Messeleitung. Je mehr Zeit Kunden bei Ihnen verbringen, desto weniger Zeit bleibt Ihnen für die Mitbewerber.

    6. Orchestrieren Sie die Messekommunikation

    Denken Sie beim Stichwort Messekommunikation nicht nur an Inserate in der Messezeitung oder die Kundeneinladung. Denken Sie auch an Ihre hauseigenen Medien wie beispielsweise Webseite, Kundenzeitung, Kundenmailing oder Social Media. Kommunikation findet auch über das Standdesign statt. Heben Sie sich mit einem individuellen Standauftritt von Ihren Mitbewerbern ab. Präsentieren Sie sich unverwechselbar, aber authentisch. Ihr Ziel sollte es sein, einen bleibenden positiven Eindruck in den Köpfen Ihrer relevanten Dialoggruppen zu hinterlassen.

    7. Vergessen Sie die Medien nicht

    Laden Sie Journalisten an die Messe ein, verschicken Sie eine Medienmitteilung oder planen Sie eine Medienkonferenz. Letzteres allerdings nur, wenn Sie einer breiten Öffentlichkeit oder einem Fachpublikum einen echten Primeur vorstellen können.

    8. Zeigen Sie auf der Messe Flagge

    • Kaufen Sie Werbeflächen auf dem Messegelände. Zeigen Sie Präsenz auf Plakaten, Inseraten oder in redaktionellen Beiträgen.
    • Gestalten Sie Ihren Messestand offen, hell und einladend. Zeigen Sie sich mutig und probieren Sie Neues aus.

    9. Seien Sie ein guter Gastgeber

    Endlich ist es soweit. Kunden, Interessenten oder potenzielle Mitarbeitende besuchen Sie am Messestand. Die Stunde der Wahrheit ist gekommen.

    • Standpersonal: Vertrauen Sie Ihren Messestand nur kompetentem und freundlichem Standpersonal an. Auch am Ende eines langen Messetages wollen Gäste zuvorkommend behandelt werden. Vermeiden Sie die typischen Fehler in der Kundenbetreuung. Schicken Sie das Standpersonal im Zweifelsfall an ein professionelles Messetraining.
    • Getränke und Sitzgelegenheit: Ein Messebesuch ist anstrengend. Seien Sie ein guter Gastgeber. Ihr Gast wird eine Sitzgelegenheit und eine kleine Erfrischung schätzen. Nutzen Sie die Zeit für ein Verkaufsgespräch oder für die Beziehungspflege.
    • Informationsbroschüren und Give-aways: Halten Sie passendes Informationsmaterial parat und geben Sie Ihrem Gast ein kleines Geschenk mit auf den Weg.
    • Wettbewerbe und Messespiel: Beide sorgen für gute Stimmung, sind äussert beliebt und bringen Besucher in den Stand.

    10. Nach der Messe ist vor der Messe

    Bei einer Investition dieser Grössenordnung ist es wichtig, gesteckte Ziele zu überprüfen. Die Manöverkritik hilft, kritische Faktoren zu identifizieren, schriftlich festzuhalten und beim nächsten Messeauftritt zu optimieren. Was können Sie zudem tun?

    • Besuchsberichte / Leads: Diese Form der Erfolgsmessung kennen viele Unternehmen. Wichtig ist, die Kontaktdaten der Leads (Interessenten) elektronisch zu erfassen, damit sie für spätere Marketingaktivitäten zur Verfügung stehen. Genauso wichtig ist es, sich bei Besuchern zeitnah zu melden und Versprechen einzulösen. Entsteht aus einem Messe-Lead auch Umsatz? Diese Frage kann nur beantworten, wer Leads in den Wochen und Monaten nach der Messe «trackt». In der Praxis werden Leads meist an den Verkauf weitergeleitet, der Verkaufserfolg wird nicht dokumentiert.
    • Abschlusskalkulation: Machen Sie nach der Messe eine Zusammenstellung aller Kosten. Dadurch entsteht Kostentransparenz. Zudem hilft es, kommende Messen korrekt zu budgetieren.

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